Vận đơn điện tử là gì?
Vận đơn điện tử hay thường được gọi là E-Billing – chỉ đơn giản là quá trình thanh toán và nhận hóa đơn online. Vận đơn được tạo ra bởi máy tính và các ứng dụng phần mềm. Vận đơn điện tử không những chỉ là thế hệ tiếp theo của vận đơn truyền thống, mà còn cho phép những vận đơn này được thanh toán qua phương thức điện tử. Vận đơn điện tử thường được tạo ra bởi các giải pháp phần mềm tài chính hoặc kế toán, sau đó sẽ được gửi tới người trả tiền thông qua email hoặc cổng thông tin trên nền web.
E-Billing và cổng thông tin thanh toán thường cho phép người trả tiền truy cập vào những bản sao chép của những vận đơn này, để quản lý và cập nhật thông tin. Vận đơn điện tử là một thành phần cơ bản của tài chính hiện đại và được thúc đẩy bởi cả hai bên – là bộ phận trả (Accounts Payable) và bộ phận thu (Accounts Receivable) để giúp tự động hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các quy trình giấy tờ phức tạp.
Lợi ích khi sử dụng vận đơn điện tử là gì?
Vận đơn điện tử cải thiện tính hiệu quả và giúp tiết kiệm thời gian trong khi giúp giảm thiểu tỷ lệ rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Trong lịch sử, các loại vận đơn truyền thống thường được gửi thông qua email, hoặc cũ hơn là tàu bè gì đó. Quá trình xử lý dữ liệu thu thập, tạo hóa đơn, đặt hóa đơn vào trong phong bì, gửi những phong bì đó đi và sau đó chờ nhận chúng từ một nơi khác được gửi về – là một quá tình khá tốn kém nhiều thời gian và công sức. Mặc dù tiết kiệm thời gian là một lợi ích khá lớn, nhưng việc giảm thiểu lao động thủ công lại càng quan trọng hơn nữa – cho phép nhân viên tài chính có thể tập trung thời gian vào các hoạt động chiến lược chuyên môn của họ. Sự thay đổi chuyển đổi từ vận đơn dựa trên giấy tờ sang vận đơn điện tử vốn cũng đã tạo ra sự tổ chức chặt chẽ hơn, dẫn đến giảm thiểu lỗi rủi ro ít hơn.
Các phương thức thanh toán khi sử dụng vận đơn truyền thống dựa trên nhiều quyển séc. Quá trình này khiến cho tổ chức gặp phải nhiều khó khăn khi không có hệ thống hồ sơ (system of record) rõ ràng. Các ứng dụng tài chính và kế toán hiện đại cho phép SORs kỹ thuật số tồn tại cho cả người trả tiền lẫn người nhận trả tiền. Hệ thống thanh toán và hóa đơn thường được tích hợp trực tiếp với cá nền tảng thanh toán, hơn nữa khả năng giữ cho SOR gọn gàng, có tổ chức.
Tóm lại, những lợi ích khi sử dụng vận đơn điện tử như sau:
- Tiết kiệm thời gian hiệu quả
- Cho phép nhân viên tập trung vào các tác vụ chuyên môn, mang tính chiến lược hơn.
- Giảm thiểu rủi ro
- Cung cấp hệ thống hồ sơ (SOR)
- Hệ thống tích hợp
Ai nên sử dụng vận đơn điện tử?
Vận đơn điện tử giúp tăng thêm tính hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp, từ các dịch vụ kế toán cho đến khách hàng. Vận đơn điện tử thường được tạo ra bởi bộ phận AR, đóng vai trò là người được trả tiền và được bộ phận AP – đóng vai trò là người trả tiền thanh toán. Vận đơn điện tử giúp nhân viên kế toán có thể dễ dàng cân đối và đối chiếu sổ sách và cho đại diện dịch vụ khách hàng truy cập hồ sơ điện tử để giải quyết các vấn đề.
Vận đơn điện tử chứa những gì?
Vận đơn điện tử thường trông khá giống với các loại vận đơn giấy thông thường. Trong nhiều trường hợp, vận đơn điện tử chỉ là phiên bản số hóa của vận đơn vật lý, thường được trình bày ở định dạng PDF. Vận đơn điện tử thường chứa tất cả các thông tin thích hợp liên quan đến thanh toán, chẳng hạn như này giờ, số tiền, ngày đáo hạn và các điều khoản thanh toán. Trong một hệ thống thanh toán vận đơn điện tử thông thường, vận đơn điện tử sẽ chứa một liên kết (link) hoặc chỉ dẫn nào đó giúp truy cập đến một cổng thông tin thanh toán – nơi mà hóa đơn có thể được xem và thanh toán.
So sánh vận đơn điện tử với hóa đơn điện tử
Vận đơn điện tử (E-billing) và Hóa đơn điện tử (E-invocing) khá liên quan đến nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. E-invoicing hay electronic invoicing, là một loại vận đơn điện tử (e-billing) được định nghĩa theo nghĩa hẹp. Trong khi đó vận đơn điện tử bao gồm toàn bộ quá trình từ tạo hóa đơn cho đến gửi và nhận thanh toán, trong khi đó, hóa đơn đơn điện tử nói chung là một chức năng của quy trình làm việc của bộ phận AP. Bộ phận AP chịu trách nhiệm cho việc phê duyệt và xử lý các thanh toán của nhà cung cấp, sử dụng hóa đơn điện tử để xử lý hóa đơn và gửi chúng đến hệ thống hồ sơ (thường là một sổ sách kế toán hoặc giải pháp tài chính như phần mềm ERP hay phần mềm kế toán).
Tự thanh toán và thuế VAT
Tự thanh toán là một loại vận đơn điện tử độc đáo mà người trả tiền thực sự tạo ra hóa đơn điện tử hoặc vận đơn điện tử thay mặt cho nhà cung cấp hoặc người trả tiền. Tự thanh toán đôi khi được sử dụng để giúp đẩy nhanh quá trình AP – vì nó giúp làm giảm thời gian mà người trả tiền phải chờ nhà cung cấp tạo ra hóa đơn. Một số mối quan hệ nhà cung cấp tồn tại, trong đó người trả tiền xác định số tiền phải trả tới nhà cung cấp, do đó, hóa đơn truyền thống và quy trình đặt hàng không thể được áp dụng. Các thanh toán thị trường trực tuyến, tiền bản quyền và hoa hồng liên kết đều là những ví dụ và các chi tiêu không có hóa đơn. Trong những trường hợp như vậy, tự thanh toán là thành phần cơ bản của quy trình AP, giúp đảm bảo có một quy trình kiểm toán thích hợp tồn tại và làm cho viêc giải quyết công việc bớt khó khăn hơn.
Tự thanh toán đặc biệt khá phổ biến ở các quốc gia châu Âu và các quốc gia yêu cầu các khoản thanh toán có hỗ trợ hóa đơn điện tử. Trong một số trường hợp bắt buộc phải có thuế giá trị gia tăng (VAT), tự thanh toán có lợi cho nhà cung cấp vì nó giúp đảm bảo người trả phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho khoản VAT đó.
